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Fatturazione Elettronica (FTE): imposizione o opportunità di miglioramento?

04 | 10 | 2018

di Roberto Saporetti

L’obbligo di emettere le FTE non dovrebbe essere percepito come una imposizione, ma essere considerata come l’occasione per migliorare il ciclo attivo di fatturazione, coinvolgendo non soltanto l’area amministrativa e informatica, ma tutte le aree operative dell’azienda.

Per prepararsi all’entrata in vigore della FTE, le aziende possono fin da ora operare alcune scelte e attivare alcuni servizi. Vediamo alcuni punti importanti:

1 – Il canale di trasmissione.
Innanzitutto, occorre verificare se conviene attivare un canale di trasmissione. Per le piccolissime aziende, con un numero limitato di fatture attive e passive, può essere sufficiente utilizzare il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate che consente di redigere ed inviare la FTE. Per le aziende più strutturate conviene appoggiarsi ad un provider o alla propria SH per la gestione delle FTE.

2 – Servizio di registrazione.
E’ importante registrare presso il sito dell’Agenzia delle Entrate (nell’area del sito “fatture e corrispettivi”) un indirizzo telematico che consentirà all’azienda di ricevere le fatture soltanto a questo indirizzo, perché è prevalente rispetto a quello che inserirà il fornitore in fattura. In pratica, se il fornitore inserisce un indirizzo o una PEC errata, l’SDI utilizzerà sempre l’indirizzo registrato nel suo sito. Se invece non è stato registrato presso l’Agenzia dell’Entrate un indirizzo, allora l’SDI considererà quello indicato dal fornitore in fattura.

3 – Il QRcode
Un altro servizio utile da attivare per le aziende è il QRcode, che può essere creato direttamente sul sito dell’Agenzie delle Entrate. Il QR code contiene i riferimenti fiscali del soggetto (PI, CF, denominazione e Ragione Sociale) e, nel caso sia stata effettuata la registrazione, l’indirizzo telematico di recapito. Il QRcode serve al contribuente per poter fornire in piena sicurezza e con semplicità i propri dati fiscali, necessari al fornitore per emettere la fattura. Un esempio può essere quello di dotare i propri dipendenti del QRcode con il quale saranno in grado, in modo tempestivo e senza errori, di fornire tutti i dati identificativi al Fornitore (albergo, ristorante, ecc.)

4 – Le anagrafiche da aggiornare
Un’altra operazione da realizzare prima dell’entrata in vigore dell’obbligo FTE è la verifica della correttezza di tutte le anagrafiche dei Clienti, soprattutto Partita IVA e Codice Fiscale, e tutti gli elementi necessari per recapitare la fattura al Cliente (codice ID destinatario, ovvero Pec).

Gli elementi fondamentali per l’invio della FTE non sono sempre presenti o non sono aggiornati in anagrafica. E’ quindi opportuno chiedere al Cliente possessore di Partita IVA di comunicarci se si è registrato nel sito dell’Agenzie delle Entrate; se la risposta è affermativa non dobbiamo fare null’altro (vedi punto 2), altrimenti occorre chiedergli di comunicare l’indirizzo PEC su cui si intende ricevere la FTE, con l’avvertenza che, in caso di mancata risposta, si utilizzerà il codice convenzionale (7 zeri) e la fattura sarà così disponibile nell’area riservata del Cliente.

Altri aspetti da prendere in esame sono:
- decidere se firmare o meno con firma digitare le FTE. Il consiglio è di firmare digitalmente le fatture prima di inviarle in quanto, in caso di contenzioso, hanno un valore probatorio superiore e anche perché, comunque, saranno da firmare successivamente, prima di trasferirle in Conservazione Digitale.

- monitorare le notifiche che ci invierà l’SDI a fronte di errori riscontrati nelle fatture inviate. Ovviamente, per ridurre al minimo questo rischio, è necessario prevedere prima della trasmissione una procedura che controlli i dati contenuti nel file XML.

Ricordiamo che per emettere FTE nei confronti di un Cliente privato, deve essere inserito il Codice Fiscale e il Codice Destinatario deve essere composto da 7 zeri (0000000); in questo caso l’SDI metterà a disposizione del Cliente la fattura nella sua area riservata. Per le imprese che operano soprattutto con il consumatore finale un suggerimento potrebbe essere quello di dotarsi di un lettore di tessera sanitaria (come quello delle farmacie) per ottenere una rilevazione rapida e sicura.